При этом нейросети — не единственный инструмент, который способен автоматизировать бизнес-процессы. Специализированный софт уже давно помогает бизнесу повышать собственную эффективность. Что это за инструменты такие и чем они могут быть полезны бизнесу, разбираемся ниже.
Зачем это бизнесу?
Одна из основных причин автоматизации рутинных процессов — экономия времени и ресурсов. При выполнении повторяющихся задач вручную сотрудники тратят много времени и энергии, которые могут быть использованы для более важных задач. Когда времени перестает хватать, компании вынуждены расширять штат, соответственно и фонд оплаты труда. В интересах бизнеса сохранять качество процессов, максимально сократив косты, и автоматизация процессов является способом превращения дорогостоящего энергозатратного процесса в бесперебойно работающую процедуру, не требующую огромных вложений.
Кроме того, автоматизация рутинных процессов может существенно уменьшить количество ошибок, совершаемых в процессе выполнения задач. Задачи, которые выполняются вручную, подвержены риску человеческого фактора, и это нередко приводит к ошибкам и недочетам. Некоторые такие недочеты могут оказаться критичными для бизнеса — например, при подаче некорректной отчетности бизнес могут обязать выплатить штраф. Автоматические технологии, такие как программное обеспечение и роботизированные процессы, могут минимизировать количество ошибок и повысить точность выполнения задач.
За счет такой точности и скорости реагирования автоматизация попутно улучшает и качество обслуживания клиентов: ответы на часто задаваемые вопросы, обработка заявок на услуги и многие другие повторяющиеся задачи могут обслуживаться технологиями и улучшать уровень клиентского сервиса. Клиентам не нужно ждать, чтобы получить ответ на вопрос или подтверждение регистрации на почту — все это происходит в реальном времени автоматически. А лояльная аудитория — важный фактор конкурентоспособности бизнеса.
Какой софт и в каких направлениях можно использовать, разбираемся ниже.
Бухгалтерия
Бухгалтерские утилиты и системы учета, вроде 1С:Бухгалтерия, уже давно и на постоянной основе вошли в технологическую инфраструктуру бизнеса. И неспроста, ведь они разгружают отделы КДП и бухгалтерию, закрывая рутинные задачи. Если раньше на заведение контрагентов, поддержание договорной базы, составление отчетности требовался целый отдел, то сейчас с этими процессами может справится и один человек, просто обучившись работе с учетной системой. С таким софтом вполне возможно завести платежки в несколько кликов и сформировать отчет, имея под руками всю историю операций.
Документооборот
Одно из самых востребованных направлений в автоматизации бизнес-процессов. Взаимодействие с контрагентами и подрядчиками требует повышенной внимательности с обеих сторон: договоры, акты и прочие документы необходимо не просто составить, но и завизировать, так как для отчетности компаниям нужны документы, подписанные обеими сторонами. Без подписей документ не имеет юридической силы. Если раньше обмен оригиналами документов занимал уйму времени, то с электронным документооборотом стало возможным не только сократить издержки на курьерские услуги, но и время на согласование и подписание. На рынке существует множество решений для электронного документооборота, вроде Documentolog, ЭСЭДО, Directum RX или Тенгридок. Все они работают примерно одинаково, представляя облачный сервис для согласования и подписания документов.
Работа с кадрами
Кажется, что кадрами могут заниматься только люди, но это не так — HR-отдел затрачивает много времени на рутинные задачи вроде назначения встреч и составления базы кандидатов. В помощь эйчарам на рынке существуют и HR-сервисы, которые автоматизируют поиск, назначают интервью и помогают формировать отчеты — Huntflow или Recrutoman, к примеру. Они помогают легко сформировать базу кандидатов, автоматически прозвонить их, формировать и отправлять фидбэк, чтобы экономить время работы HR-специалистов. Также существуют решения для автоматизации и внутренних кадровых процессов с действующими сотрудниками. Заказ справок, подписание соглашений с кадрами, обработка заявок на отпуск — некоторые из этих действий можно выполнить через 1C.
Работа с внештатными исполнителями
Спрос на исполнителей по договорам ГПХ растет, и вместе с ростом популярности внештатных исполнителей и фрилансеров выросли решения, которые автоматизируют взаимодействие с этим типом подрядчиков. Если раньше бухгалтеру или кадровику нужно было найти внештатника, составить вручную особый тип договора, заполнить реквизиты, составить АВР и платежку, то сейчас все эти процессы можно передать сервисам вроде Quick Work, не затрачивая при этом время и исключая риск ошибок, из-за которых бизнес нередко штрафуют.
Клиентский сервис
Одно из самых востребованных и доступных направлений для автоматизации — внедрение умных чат-ботов в службу первой линии поддержки клиентов. Решения существуют самые разные: от тех, которые можно интегрировать в сайт, до чат-ботов в соцсетях и мессенджерах. С их помощью можно обработать заявку, подобрать время записи и проконсультировать по ассортименту без необходимости тратить время сотрудников на типовые ответы, что позволит быстрее и качественнее работать с обратной связью. И, соответственно, повышать продажи и зарабатывать лояльность клиентов.
Автоматизация — шаг бизнеса в сторону улучшения процессов
По всему упомянутому выше можно сделать вывод, что автоматизация бизнес-процессов — не просто тренд, а реальный инструмент для компаний сэкономить свои ресурсы, повысить эффективность большинства отделов и снизить стоимость конечного продукта. Автоматизировать можно как бэк-, так и фронт-офис, и позитивные изменения не заставят себя долго ждать. Люди — как клиенты, так и сотрудники компаний — небезразличны к условиям, которые бизнес им предлагает. А предложение упростить процессы, повысить их скорость и качество — ценный оффер для своей аудитории.
Мнение редакции может не совпадать с мнением автора
