Уроки пандемии. Пять советов, как превратить недостатки home office в преимущества

3408

С приходом коронавируса число удаленных сотрудников в Казахстане выросло в 100 раз – с 60 тысяч до 6 миллионов.

Уроки пандемии. Пять советов, как превратить недостатки home office в преимущества

Оказавшись дома, сотрудники лишились доступа к важным файлам, программам и системам, оставшимся на рабочих компьютерах. Не вполне спасли даже ноутбуки: часть информации хранилась на защищенных серверах, доступ к которым можно было получить только из офиса. Это заставило бизнес обратиться к решениям по созданию цифрового рабочего пространства, спрос на которое только за 2020 год вырос более чем на 70%. Одним из таких решений является Citrix Workspace. Канат Абиров, генеральный директор DIS Group KZ – компании-партнера Citrix в Казахстане, дает советы, как с помощью виртуального рабочего пространства превратить недостатки home office в преимущества.

Совет № 1. Обеспечить бесперебойный доступ к необходимым для работы ресурсам

Что представляет собой цифровое рабочее пространство Citrix Workspace? Вся информация с рабочего компьютера сотрудника (операционная система, файлы, приложения и т. д.) переносится на сервер в центре обработки данных (ЦОД). Чтобы подключиться к нему, необходимо ввести логин и пароль в специальном приложении. После этого сотруднику открывается доступ к его привычному компьютеру – со всеми документами, почтой и даже с картинкой на рабочем столе. Подключиться можно с любого устройства, от ПК до смартфона, в любое время и из любого места, где есть Интернет. Таким образом, сотрудник не только не привязан к своему рабочему месту в офисе, но даже не обязан всюду возить с собой рабочий ноутбук. Более того, даже поломка устройства теперь не критична и не приведет к потере данных. Если компьютер, с которого вы подключились к системе, вдруг сломался, вы можете зайти с другого устройства и продолжить прерванный сеанс с того места, на котором остановились.

Совет № 2. Убедиться, что корпоративные данные в безопасности

До пандемии многие компании не спешили переходить на home office, опасаясь за безопасность данных. По той же причине не все доверяют распределенным командам. Действия сотрудников, работающих вне офиса, сложно контролировать, и существует вероятность, что они – случайно или злонамеренно – скопируют важные для компании данные и допустят их утечку. Чтобы этого избежать, в Citrix Workspace существуют гибкие политики безопасности. Они позволяют администратору настраивать для каждого рабочего места параметры обмена информацией с внешними устройствами. Например, можно запретить подключать флешки или разрешить переносить информацию только с них в рабочее пространство, но не наоборот. Решение также позволяет записывать все действия в виртуальном рабочем пространстве. Систему можно настроить так, чтобы запись начиналась только по определенным триггерам – например, при подключении флешки или запуске некоторых приложений. Наконец, Citrix Workspace предусматривает автоматическое наложение специальных водяных знаков поверх любого скриншота. Такие водяные знаки служат своего рода психологическим предупреждением: если утечка информации все же произойдет, ее источник можно будет сразу установить.

Совет № 3. Оптимизировать затраты на оборудование

После переноса компьютера в виртуальное рабочее пространство все программы и приложения запускаются либо на серверах в ЦОД компании, либо на мощностях облачного провайдера. Устройство, с которого сотрудник получает доступ, выполняет всего лишь функцию терминала – по сути, смотрового окна, через которое можно видеть и контролировать рабочий процесс. Соответственно, отпадает и необходимость оснащать сотрудников мощной современной техникой. Простенького ноутбука или тонкого клиента будет достаточно даже разработчику или 3D-дизайнеру (последнему, правда, еще понадобится монитор с высоким разрешением). Для компании это шанс значительно сэкономить на покупке оборудования или даже полностью перейти на принцип Bring Your Own Device, когда сотрудники работают не с корпоративных устройств, а со своих собственных.

Совет № 4. И на техподдержку тоже!

Системные администраторы не только настраивают офисные приложения, следят за работой сетевого оборудования, оргтехники и АТС. Когда у сотрудника ломается компьютер или ноутбук, именно системный администратор общается с сервисным центром, восстанавливает утерянные данные и ищет для коллеги компьютер на временную замену. Если у компании много офисов (например, у крупных банков их может быть до 10 в каждом районе города), объем работы возрастает многократно. Руководство оказывается перед выбором: либо нанимать системного администратора для каждого офиса, либо каждый специалист будет отвечать сразу за несколько точек. В первом случае компания несет дополнительные расходы, во втором нагрузка на сотрудника возрастает многократно, а качество работы неизбежно падает. Если же компания внедряет у себя цифровую рабочую среду, системным администраторам нужно следить только за процессами в ЦОД. Чтобы контролировать работу Citrix Workspace, нужны две панели: в одной из них настраиваются параметры рабочих мест и политики доступа, а другая показывает, насколько стабильно работают приложения у пользователей. Реальные кейсы показывают, что 2 специалистов достаточно, чтобы администрировать виртуальные рабочие места для 9-10 тысяч сотрудников.

Совет № 5. Убедиться, что внедряемые решения можно легко настраивать и масштабировать

В эпоху цифровизации и цифровой трансформации все бизнес-процессы ускоряются в несколько раз, а решения требуется принимать почти мгновенно. Именно поэтому скорость внедрения, гибкость интерфейса и возможность индивидуальной настройки играют важную роль при выборе ПО. Компании, которые использовали Citrix Workspace и до 2020 года, с приходом пандемии сумели перестроиться очень быстро: они не перестраивали инфраструктуру, а только расширили доступ, чтобы сотрудники, вынужденные теперь работать из дома, могли подключаться к системе за пределами офиса. Не менее важно, чтобы виртуальные рабочие места делались не "под копирку", а с учетом индивидуальных рабочих задач каждого из сотрудников. Citrix Workspace позволяет создавать рабочее пространство для любого специалиста: от менеджера техподдержки, для которого достаточно телефонии и CRM, до генерального директора, которому нужен доступ к полной персонализации рабочего стола и бизнес-критичным приложениям. Но, чтобы сделать этот процесс по-настоящему эффективным, бизнес должен четко понимать задачи и потребности каждого из функциональных подразделений.

Пандемия – типичный "черный лебедь", к появлению которого невозможно быть полностью готовым, но именно она помогла бизнесу раскрыть потенциал удаленного формата работы. Виртуальное рабочее пространство не потеряло своего значения и после окончания острой фазы пандемии. По мере того, как на смену "удаленке" постепенно приходит гибридный формат работы, мы наблюдаем новый всплеск роста на подобные решения, и это говорит о том, что цифровая рабочая среда окончательно вошла в список ключевых инструментов для бизнеса.