О перспективах применения проектного управления в системе государственной службы inbusiness.kz рассказал заместитель председателя агентства РК по делам государственной службы Марат Дауешов.
Пандемия вскрыла слабые места в системе государственного управления и показала необходимость пересмотра формата работы государственных органов. Учитывая, что агентство отвечает за формирование политики в сфере государственной службы, можете ли Вы рассказать, какая работа проводится в данном направлении?
Действительно, пандемия стала для нас не только большим испытанием на прочность, но и выступила в роли катализатора перемен. Необходимость сохранения стабильной работы государственного аппарата в сложившихся обстоятельствах потребовала пересмотра подходов к организации труда государственных служащих и принятия дополнительных мер по обеспечению безопасности. Именно с этой целью порядка 80% госслужащих переведены на дистанционный режим работы, подавляющее количество совещаний и заседаний в государственных органах проводятся в онлайнформате. В правила проведения конкурсов для поступления на госслужбу внесен ряд поправок, позволяющих кандидатам участвовать в отборе дистанционно.
Мы постарались упростить и сделать по возможности бесконтактным весь процесс отбора: количество документов для участия в конкурсе сокращено с восьми до двух, при этом они подаются в электронном формате, собеседование может быть проведено посредством видеосвязи, а в целях обеспечения транспарентности наблюдатели и эксперты также могут следить за ходом отбора в онлайн-формате. С учетом задач, возложенных на социальный блок, сокращен срок проведения конкурсов на государственные должности в сферах здравоохранения, образования, социальной защиты и занятости населения в период пандемии.
В целях повышения эффективности деятельности в условиях удаленного режима работы для 1000 госслужащих организовано обучение, направленное на развитие ключевых цифровых и коммуникативных навыков. Перевод в онлайн-режим курсов повышения квалификации и переподготовки не только обезопасил преподавателей и служащих, но и позволил оптимизировать командировочные, транспортные расходы и драгоценное время.
С учетом опыта, приобретенного во время работы в сложных эпидемиологических условиях, деятельность советов по этике адаптирована к цифровому формату, их заседания проводятся посредством видео-конференц-связи. В период пандемии был значительно ускорен процесс цифровизации государственных услуг. Так, более 87% услуг предоставляются в электронном формате.
С оперативными мерами все более или менее ясно – они являются реакцией на возникающие вызовы и направлены на минимизацию рисков с сохранением, а местами даже ускорением предыдущих темпов работы. Но какая работа проводится для повышения эффективности госслужащих? Насколько применим в данном контексте проектный менеджмент на госслужбе, о котором часто говорят в последнее время?
На сегодняшний день существует немало различных подходов, направленных на повышение результативности работы персонала. Как показывает опыт Великобритании, США, Японии и других стран, проектный менеджмент является одним из эффективных инструментов достижения поставленных целей и может быть успешно применен на государственной службе для решения отдельных задач. Конечно же, нужно учитывать, что есть отдельные функции государственного сектора, которые могут быть реализованы не только в виде проектов, а иногда даже не требующие оформления проектов. К примеру, нужно ли тому же работнику акимата, дающему разъяснение по обращению или служащему, оказывающему государственные услуги, оформлять устав проекта и составлять диаграмму Ганта?
При внедрении проектного менеджмента также целесообразно воздержаться от попыток вместить все задачи госуправления в прокрустово ложе проектов, так как следует учитывать случаи, при которых данный подход не работает.
Однако в целом полагаем, что внедрение проектного менеджмента вполне возможно. Мы уже начали работу в этом направлении, в агентстве планируется создание в ближайшее время проектного офиса, и в настоящий момент наша команда реализует проект по изменению организационной культуры. В этом проекте применяются все инструменты и технологии метода Prince2. В дальнейшем мы хотели бы распространить опыт агентства на другие государственные органы.
В каких случаях применим проектный менеджмент?
Проектный менеджмент актуален при реализации государственных программ, а также для достижения целей в сферах, не имеющих утвержденного и регламентированного алгоритма действий. В данном случае повышается важность правильной постановки целей и задач, так как в противном случае даже качественная реализация каскадированных проектов с изначально неверной целью приведет лишь к пустой трате времени и средств. При этом для правильной постановки целей в рамках проекта, а также их реализации нужны подготовленные кадры.
Ведется ли подготовка таких специалистов в сфере госслужбы?
В структуре подведомственной организации агентства – Академии государственного управления – функционирует Центр развития проектного менеджмента в государственном управлении.
За три года более 300 государственных служащих и сотрудников квазигосударственного сектора прошли в нем профессиональную сертификацию. Именно эти специально обученные люди уже готовы вести работу по внедрению проектного менеджмента в своих госорганах, они должны стать проводниками перемен. В соответствии с принципом "Изучай, примеряй и применяй" ряд сотрудников агентства, и я в том числе, также прошли обучение и успешно сертифицировались по проектному управлению на основе британского метода Prince2.
В публикациях отдельных экспертов поднимается вопрос необходимости единой информационной платформы для внедрения проектного менеджмента. Примерные затраты на работу в ней составят 10 тысяч тенге в месяц на одного сотрудника. Несложные арифметические расчеты показывают, что, даже если в системе будет работать половина действующих в настоящее время госслужащих, общие затраты составят порядка 6 млрд тенге в год. Насколько оправданы такие расходы в условиях нынешней экономической ситуации?
Вместо того чтобы ежемесячно платить кому-то баснословные деньги, целесообразно разработать собственную платформу. Тем более за такую сумму можно создать не одну информационную систему. При этом вопрос не только в расходах бюджетных средств, хотя это тоже немаловажно. Учитывая, что реализация проектов в рамках госпрограмм имеет стратегическое значение, важно также обеспечить сохранность введенных в систему данных. Вместе с тем сторонние сервисы полную информационную безопасность обеспечить не могут.
Необходимо отметить, что в рамках цифровизации госслужбы нами проведен анализ системных недостатков данной сферы. Это разрозненность информационных систем и баз данных госорганов, отсутствие архитектуры, недостаточное развитие нормативной правовой базы, ограниченность IT-инфраструктуры и другие. В настоящее время агентством прорабатывается вопрос создания системы "i-Қызмет" (электронное кадровое делопроизводство), которая послужит основой для автоматизации процессов всего госаппарата.
Утверждается, что внедрение проектного менеджмента позволит значительно сократить численность госслужащих.
С учетом перегруженности некоторых госорганов, особенно социального блока, не повлечет ли это негативных последствий?
В настоящее время численность госслужащих – порядка 90 тыс. человек. Это составляет 1,1% от экономически активного населения, что соответствует аналогичным показателям стран ОЭСР. В соответствии с прошлогодним посланием главы государства, а также с учетом опыта работы, полученного в условиях пандемии, прорабатывается возможность сокращения численности госслужащих на 25%. Дальнейшая оптимизация потребует инвентаризации всех государственных функций.
Необходимо отметить, что нами на постоянной основе анализируются имеющиеся недостатки в данной сфере, такие как дисбаланс в численности служащих между регионами, наличие лишних управленческих звеньев и др., предложения по решению которых регулярно вносятся агентством в уполномоченный орган, в компетенцию которого входит нормативное регулирование данных вопросов.
В разрабатываемой в настоящее время министерством национальной экономики концепции развития государственного управления в Республике Казахстан до 2030 года рассматривается возможность упорядочивания, инвентаризации и классификации всех государственных функций. Это послужит основой для оптимизации бизнес-процессов с их максимальной автоматизацией и цифровизацией системы государственного управления. По итогам будет проработан механизм определения оптимальной штатной численности государственного аппарата.
Таким образом, чтобы понять, какое количество госслужащих нужно стране, нам необходимо прояснить содержание и объем их работы. Исходя из этого, можно будет устранить дублирование, передать неприоритетные задачи в конкурентную среду, в тот же коммерческий сектор, а также осуществить цифровизацию деятельности органов государственного управления.
В итоге деятельность государственных органов будет сосредоточена только на решении наиболее важных задач, что позволит определить оптимальную структуру и численность госаппарата. Эта работа требует тщательного и всестороннего изучения.
Проводя кардинальные изменения в системе государственного управления нужно быть предельно осторожными, особенно в текущих непростых условиях и с учетом того, что государственный аппарат обеспечивает жизнедеятельность населения и оказывает государственные услуги.
Саян Абаев
Подпишитесь на наш канал Telegram!
